Domingo é dia de dicas do Microsoft Word

Por Miguel Goyanes para o PPLWARE

No decorrer da minha profissão, necessito de trabalhar e criar diferentes tipos de documentos. Normalmente começo por definir toda a formatação e assim poupar tempo. Como para alguns documentos necessito de usar um tipo de formatação e noutros outra, recorro a uma das funcionalidades do Word para minimizar o tempo despendido nestas tarefas rotineiras.

Ao abrir o Word, por predefinição, é aberto um documento em branco com algumas formatações predefinidas. Este documento é um modelo (modelo Normal.dotm). Se pretendermos outras formatações que não as predefinidas e para não estar todas as vezes a alterar o documento, podemos, para poupar tempo e trabalho, alterar o modelo Normal.dotm para corresponder às nossas formatações.

Vou demonstrar como alterar o modelo Normal.dotm e assim ter sempre determinado tipo de formatações ao criar um novo documento e aproveito e mostro como podemos criar diferentes modelos de documentos de modo a ter vários documentos predefinidos com formatações diferentes.

Para alterar o modelo Normal.dotm:

I. No separador Base, grupo Tipo de Letra, alterar o Tipo de Letra e o Tamanho do Tipo de Letra para uma das opções à sua escolha;

II. Clicar na seta do grupo Tipo de Letra para mostrar a caixa de diálogo Tipo de Letra;

a. Para além do tipo de letra e tamanho do tipo de letra podemos alterar outros aspectos relativos às formatações do tipo de letra.

III. Neste caso, alteramos para tipo de letra Calibri, tamanho 11 e para as alterações serem efectuadas no modelo Normal.dotm, clicamos em Predefinir. Na janela seguinte de confirmação seleccionamos Todos os documentos baseados no modelo normal clicamos em OK;

IV. Paralelamente, para alterar as opções relativas ao Parágrafo, seguimos os mesmos passos mas agora no grupo Parágrafo;

V. Definimos as nossas escolhas e para as alterações serem efectuadas no modelo Normal.dotm, clicamos em Predefinir. Na janela seguinte de confirmação seleccionamos Todos os documentos baseados no modelo normal clicamos em OK;

VI. Uma vez que a intenção é apenas formatar o modelo Normal.dotm fechamos o nosso documento sem guardar as alterações.

VII. Sempre que iniciar novamente o Word as formatações que definiu neste processo serão as que estão em vigor.

ATENÇÃO: O modelo Normal.dotm pode ser formatado de inúmeras maneiras. Este exemplo apenas serviu para demonstrar como alterar algumas das formatações mais simples. Cabe ao leitor explorar todas as opções disponíveis.

E se habitualmente eu criar documentos com um tipo de formatação e outros com outra? É possível automatizar esse processo?

Sim. Temos é que criar mais do que um modelo.

Para criar modelos:

I. No separador Ficheiro, clicar em Novo e escolher Os meus modelos;

II. Na caixa de diálogo seguinte, marcar a opção Modelo e clicar em OK;

III. Fazer as alterações pretendidas ao documento (tipo e tamanho de letra, alinhamento e espaçamento dos parágrafos, etc.);

a. ATENÇÃO: Agora não é necessário, nas caixas de diálogo do Tipo de Letra e do Parágrafo, clicar em Predefinir.

IV. Guardar o documento:

a. Escolher o Nome para ficheiro e ter atenção para que em Guardar com o tipo: esteja Modelo do Word;

b. Este ficheiro é guardado por predefinição em C:\Users\OSEUNOMEDEUTILIZADOR\AppData\Roaming\Microsoft\Modelos.

V. Fazer este procedimento tantas vezes quanto necessário.

a. A nível de exemplo, criei um modelo e guardei com o nome 01 Modelo Tahoma 12.

VI. Para abrir um dos modelos criados, ir novamente ao separador Ficheiro, clicar em Novo e escolher Os meus modelos;

VII. Seleccionar o modelo que pretende, manter marcado a opção Documento e clicar em OK.

Agora pode trabalhar normalmente no seu documento.

Apesar de ter sido realizado em Windows 7 e Word 2010 o procedimento é válido, com pequenas alterações, para versões anteriores do Windows e do Word.

Para facilitar a aprendizagem, deixo em seguida um vídeo explicativo com todos os passos dados.

Nota Pplware

Em nome do Pplware, gostaria de agradecer ao Miguel Goyanes pelo excelente artigo sobre Microsoft Word.