Inteligência Artificial (IA) aplicada à Gestão Documental e de Processos

A automatização e otimização de processos com recurso a Inteligência Artificial está na ordem do dia, e a sua utilização pode ser um excelente aliado para melhorar processos vitais nas Empresas.

É inquestionável que a IA veio para ficar, por isso, as Empresas devem preparar-se para que ela se torne um aliado dos seus Recursos Humanos.

A pensar nesta realidade, na versão 7.1 do iPortalDoc, a Inteligência Artificial assumirá um papel fundamental na classificação automática de documentos, sem intervenção humana nem motores de OCR.

O mecanismo de Inteligência Artificial que vai integrar o iPortalDoc v7.1, vai permitir que um documento ao dar entrada na Gestão Documental, para além de ser tipicamente classificado com a entidade remetente e destinatário, seja capaz de reconhecer, classificar e associar outras entidades envolvidas em determinado processo. De que forma?

Na receção de um e-mail com um contrato em anexo, por exemplo, o e-mail ao dar entrada no iPortalDoc é automaticamente classificado quanto ao tipo de documento e entidades envolvidas (remetente e destinatário). Simultaneamente, sistema extrai o anexo que também classifica e guarda na respetiva pasta, mantendo o e-mail associado ao contrato.

No entanto, graças a este mecanismo vai ser também possível ler, classificar e associar, a determinado processo, entidades que sejam mencionadas no corpo de um e-mail/documento ou anexo, e que não são nem o remetente, nem o destinatário principal. Esta interpretação é feita com base no Nome da Entidade ou NIF e é muito útil para utilizar na pesquisa de documentos/processos.

Classificação de chamadas com Inteligência Artificial

Este tipo de classificação automatizada irá funcionar também para a gravação e arquivo de chamadas recebidas ou efetuadas por assistentes virtuais (Voicebots). No decorrer da chamada, quando o Bot está a recolher o Nome ou NIF da pessoa, vai à base de dados verificar se esta informação já existe.

Caso exista, em vez de o documento depois de dar entrada no iPortalDoc seguir um workflow de classificação, que teria de ser executado manualmente, consegue automaticamente classificá-lo com a informação que recolheu na base de dados e avança para a próxima etapa do workflow. Tudo isto num processo completamente automatizado e sem intervenção de terceiros.