Domingo é dia de dicas do Microsoft Word

E se tivesse que enviar uma carta para 300 destinatários diferentes?

Como já é habitual ao Domingo, hoje trazemos mais algumas dicas sobre a potente ferramenta que é o Microsoft Word. Uma vez que esta rubrica tem vindo a tornar-se cada vez mais popular, decidimos torná-la uma rubrica de fim de semana e “aberta” a todos os leitores que pretendam contribuir.

Apesar do e-mail ser nos dias de hoje um meio de comunicação rápido e com muitas vantagens, a verdade é que uma carta (à maneira tradicional) continua a ser um meio de comunicação com alguma formalidade.

Na semana passada, uma colega pediu-me ajuda para um trabalho, que segundo ela, iria ser uma “seca”. Como o mês de Agosto é normalmente o mês de férias, ela precisava de enviar 300 cartas para diferentes destinatários. Já quase sem tempo para cumprir o prazo de envio das ditas cartas, pediu-me ajuda para escrever a morada de 150 (50/50). Fiquei a olhar para ela e perguntei-lhe: “Não tens um ficheiro com a informação das moradas???”…ela responde-me: “Sim, tenho!!”..Digo-lhe eu então: “Perfeito, em menos de 1 minuto tens todas as cartas prontas a imprimir com as respectivas moradas!!”

A possibilidade de criar modelos de cartas e associar de imediato um conjunto de moradas é para mim uma das melhores funcionalidades do Word. Vamos ver é simples e rápido todo o processo:

Passo 1 – Bem, primeiro precisamos de ter um ficheiro/fonte com os endereços dos destinatários. Essa informação pode estar num ficheiro do Excel, Access, a partir do livro do endereços do Outlook, etc. Para este exemplo vamos considerar que a informação está num ficheiro Excel conforme mostra a figura.

Passo 2 – Já no Microsoft Word, escolhemos New (Novo documento) e depois seleccionamos um modelo de carta. Para obter o modelo podem dar duplo clique na carta ou carregar no botão Download.

Passo 3 – Depois de termos a carta disponível, podemos alterar/personalizar as informações que pretendemos, como por exemplo o emissor. Relativamente aos destinatários é necessários carregar a informação a partir do ficheiro Excel. Para isso dentro do separador Maillings, carregamos no botão Select Recipients e em seguida Use Existing List.

Passo 4 – Indicamos o ficheiro onde temos a lista de contactos…

Passo 5 – Como se trata de um ficheiro em Excel, necessitamos também de indicar em que sheet (folha) é que se encontram os endereços.

Passo 6 – Uma vez carregados os endereços dos destinatários, é importante definir quais os dados que vamos incluir na carta e em que posição. É também possível formatar essa informação. Como podem ver pela imagem seguinte, decidi colocar o Nome a negrito, tamanho 14 e a morada aparece num tamanho mais pequeno.

Passo 7 – Para verificar se está tudo a funcionar correctamente, podem fazer um preview carregando no botão Preview Results. Do lado direito estão também disponíveis uns botões que permitem “navegar” entre os registos das moradas disponíveis.

Passo 8 – Se tudo estiver correcto, basta carregar no botão Finish & Merge e escolher  a opção Print Documents ( Não esquecer de meter as cartas “virgens” na impressora 🙂 )

Caso não tenham cartas disponíveis, podem sempre mandar imprimir para o formato PDF para verem o resultado final.

Espero que tenham gostado deste tutorial e boas correspondências!